- Menteri dan Senat melakukan pemilihan Direktur melalui pemungutan suara dalam Rapat Senat Tertutup.
- Menteri dapat memberi kuasa kepada Pejabat yang ditunjuk untuk melakukan pemilihan Direktur sebagaimana dimaksud dalam poin 1, sesuai dengan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia, Nomor 1 Tahun 2015, pasal 7, poin b.
- Rapat Senat Tertutup dinyatakan sah jika dihadiri oleh Menteri/Pejabat yang mewakilinya dan sekurang-kurangnya (kuorum) 2/3 (dua per tiga) dari jumlah anggota Senat yang dinyatakan dengan daftar hadir Senat serta telah ditanda tangani.
- Jika Menteri/Pejabat yang mewakilinya belum hadir dan kuorum anggota Senat sudah tercapai, maka Rapat Senat Tertutup ditunda selama 1 (satu) jam.
- Jika setelah ditunda 1 jam Menteri/Pejabat yang mewakilinya belum hadir, maka Rapat Senat Tertutup ditunda hingga hadirnya Menteri/Pejabat yang mewakilinya.
- Jika anggota Senat yang hadir kurang dari 2/3 jumlah anggota Senat dan Menteri/Pejabat yang mewakilinya sudah hadir, maka Rapat ditunda selama 15 (lima belas) menit.
- Jika setelah ditunda 15 (lima belas) menit anggota Senat yang hadir belum mencapai 2/3 dari jumlah anggota Senat dan Menteri/Pejabat yang mewakilinya sudah hadir, maka Rapat Senat Tertutup dapat dibuka dan dinyatakan sah.
- Rapat Senat Tertutup dibuka oleh Ketua Senat.
- Anggota Senat yang terlambat hadir setelah rapat dibuka, tidak diperbolehkan masuk ruang rapat dan kehilangan hak suara.
- Ketua Senat menyerahkan pelaksanaan Pemilihan Direktur kepada Panitia.
- Hak suara untuk Menteri dan Senat sesuai dengan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia, Nomor 1 Tahun 2015, pasal 7, poin e.
- Menteri memiliki 35% (tiga puluh lima persen) hak suara dari total pemilih, dengan rincian Menteri memilik bobot suara = 35/65 x 34 = 18,30 suara, sehingga Menteri memiliki 19 kartu suara dimana 18 kartu suara dengan bobot suara setiap kartu suara = 1 (satu) suara dan 1 kartu suara dengan bobot suara = 0,3 (nol koma tiga) suara.
- Senat dengan jumlah anggota sebanyak 34 orang memiliki 65% (enam puluh lima persen) hak suara, dengan rincian bobot suara = 65/65 x 34 = 34 suara, setiap anggota Senat memiliki hak suara yang sama yaitu 1 (satu) kartu suara berbobot suara = 1 (satu) suara dengan ketentuan satu orang untuk satu suara (one man one vote).
- Total kartu suara = 19 + 34 = 53 lembar dengan bentuk kartu suara sama.
- Pemberian suara dilakukan dengan memberi tanda silang (X)
- Jika terdapat 2 (dua) orang calon Direktur yang memperoleh suara terbanyak dengan jumlah suara yang sama, dilakukan pemilihan ulang pada hari yang sama untuk memperoleh suara terbanyak dari kedua Calon Direktur tersebut.
- Hasil perhitungan suara dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh Ketua Panitia dan pimpinan Rapat Senat, dan 3 orang saksi dari perwakilan komisi Senat Politeknik Negeri Medan.
Medan, 01 April 2015
Ketua Panitia, Sekretaris Panitia
Drs. Sumardjono, M.T. Drs. Widayanto, M.T.
NIP. 19540706 198403 1 004 NIP. 19590202 198603 1 003